Rechtliches
Datenschutzerklärung
Wie pixmail.app mit deinen Daten, deinen Mailzugangsdaten und deinen KI-Anfragen umgeht.
Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Sven Gauditz — PixAgentur, Ringstraße 3, 24321 Behrensdorf, E-Mail: info@pixagentur.com (weitere Angaben im Impressum).
Daten deines Kontos
Wenn du dich bei pixmail.app registrierst, legen wir ein Konto mit deiner E-Mail-Adresse, dem Hash deines Passworts (Argon2id — dein Passwort selbst speichern wir nicht im Klartext) sowie technischen Angaben zu deinen Sitzungen (Anmeldezeitpunkt, Sitzungs-ID) an.
Dazu kommen die Daten, die dein Guthaben betreffen: dein Kontostand, jede Auf- und Abbuchung (Zeitpunkt, Betrag, genutztes Werkzeug und Modell) sowie dein Kundencode für Zahlungen. Diese Buchungsdaten enthalten keine Mailinhalte — nur, welches Werkzeug wie oft genutzt wurde.
Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags mit dir (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Zugangsdaten deiner Mailkonten
Die IMAP-/SMTP-Zugangsdaten, die du bei uns hinterlegst, speichern wir verschlüsselt (AES-256-GCM). Der Schlüssel dafür liegt außerhalb der Datenbank auf dem Server und wird getrennt von den verschlüsselten Zugangsdaten selbst verwahrt.
Wir nutzen diese Zugangsdaten ausschließlich dazu, in deinem Auftrag eine Verbindung zu deinem Mailserver aufzubauen — zum Abrufen und Anzeigen deiner Mails sowie zum Versand über deinen eigenen SMTP-Zugang. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Deine Mailinhalte, Anhänge und Kopfdaten
pixmail.app speichert deine Mails nicht. Die Anwendung spricht bei jedem Aufruf live per IMAP mit dem Mailserver deines eigenen Anbieters; Mailtexte, Anhänge und Kopfdaten (Absender, Betreff, Datum) landen nicht in unserer Datenbank und nicht auf unserer Festplatte.
Die Liste der Mails eines geöffneten Ordners liegt für höchstens zwei Minuten im Arbeitsspeicher unseres Serverprozesses, damit die Ansicht beim Blättern nicht bei jedem Klick neu vom Mailserver geladen werden muss. Nach Ablauf dieser zwei Minuten oder einem Neustart des Prozesses ist sie verschwunden — dauerhaft gespeichert wird sie zu keinem Zeitpunkt.
Anhänge reichen wir direkt vom Mailserver an deinen Browser durch, ohne sie zwischenzuspeichern.
Freiwillige Push-Mitteilungen
Push-Mitteilungen schaltest du für jedes Gerät ausdrücklich ein. Zusätzlich ist die Erlaubnis deines Browsers bzw. Betriebssystems erforderlich. Für die Zustellung speichern wir die technische Push-Adresse und die zugehörigen Verschlüsselungsparameter, verbunden mit deinem Nutzerkonto und deiner Anmeldung. Beim Abschalten oder Abmelden entfernen wir das zugehörige Abo; abgelaufene oder vom Push-Dienst als ungültig gemeldete Abos werden ebenfalls entfernt.
Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit für die Zukunft widerrufen, indem du Push-Mitteilungen in den Einstellungen abschaltest. Die Verarbeitung vor dem Widerruf bleibt davon unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Solange mindestens ein gültiges Push-Abo besteht, prüft unser Server regelmäßig den Status der Posteingänge deiner verbundenen Mailkonten, auch wenn PixMail geschlossen ist. Zur Erkennung neuer Nachrichten speichern wir technische IMAP-Zähler (UIDVALIDITY und UIDNEXT). Kommt eine neue Nachricht an, ruft der Server deren Absender, Betreff und Lesestatus kurz ab, um die Mitteilung zu erstellen. Diese Angaben verbleiben nur für die Dauer der Prüfung im Arbeitsspeicher und werden weder gespeichert noch protokolliert. Mailtexte und Anhänge werden dabei nicht geladen. Ohne gültiges Abo findet diese Hintergrundprüfung nicht statt.
Die Zustellung erfolgt über den Push-Dienst deines Browsers oder Betriebssystems, etwa Apple, Google oder Mozilla. Diese Anbieter verarbeiten die für die Zustellung nötigen technischen Verbindungsdaten; ihre eigenen Datenschutzhinweise gelten ergänzend. PixMail übermittelt eine Mitteilung mit Absender und Betreff neuer, ungelesener E-Mails oder eine von dir ausgelöste Testmitteilung. Der Inhalt ist Ende-zu-Ende verschlüsselt (Web-Push-Verschlüsselung nach RFC 8291); der Push-Dienst kann ihn nicht lesen, sondern nur dein Gerät entschlüsseln. Der Mailtext ist nie Bestandteil der Mitteilung. Ob Absender und Betreff auf dem Sperrbildschirm erscheinen, steuerst du in den Mitteilungseinstellungen deines Geräts.
Hosting
pixmail.app läuft auf einem Server der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Die Server stehen in Deutschland; eine Übermittlung deiner Daten in ein Drittland außerhalb der EU/des EWR findet im Rahmen des Hostings nicht statt.
Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Anwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie die Vertragserfüllung dir gegenüber (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Beim Aufruf werden automatisch technische Verbindungsdaten verarbeitet (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs), die für den Betrieb erforderlich sind. Diese Protokolle wertet der Hoster ausschließlich für Betrieb und Sicherheit des Servers aus und löscht sie laufend; mit deinem Konto führen wir sie nicht zusammen.
Verarbeitung durch KI-Anbieter
Nutzt du eine Text-KI-Funktion — etwa Antworten, Übersetzen oder Zusammenfassen —, bereiten wir den nötigen Text auf unserem Server vor. Erkannte direkte Kennungen wie E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschriften, Kontonummern und Namen ersetzen wir für die Anfrage an Anthropic oder OpenAI durch Platzhalter. Die Zuordnung bleibt nur für diese Anfrage auf unserem Server im Arbeitsspeicher; erkannte Angaben setzen wir in der Antwort lokal wieder ein.
Die automatische Erkennung kann Angaben im freien Text oder Rückschlüsse aus dem Zusammenhang übersehen. Trotz Platzhaltern können übermittelte Inhalte deshalb weiterhin personenbezogen sein. Prüfe vor einer KI-Aktion, ob der Text besonders private Angaben enthält. Nicht sicher erkannte Angaben werden mit diesem Warnhinweis nicht automatisch blockiert.
Bei der Bilderzeugung wird eine Beschreibung mit erkannten direkten persönlichen Angaben vor der Übermittlung gestoppt. In einem erzeugten Bild lassen sich Platzhalter nicht zuverlässig zurückersetzen. Auch hier können unerkannt gebliebene Angaben im Freitext an OpenAI gelangen.
Das geschieht immer nur, wenn du eine KI-Aktion ausdrücklich auslöst — nie automatisch, nie im Hintergrund und nie ohne dein Zutun. Zwischen deinen Aktionen findet keine Übermittlung statt.
Anthropic PBC und OpenAI, Inc. haben ihren Sitz in den USA; die Übermittlung ist daher eine Datenübertragung in ein Drittland. Grundlage sind die Datenschutz- und Auftragsverarbeitungsbedingungen der beiden Anbieter, die für eine solche Übermittlung Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vorsehen. Beide Anbieter schließen nach ihren Geschäftsbedingungen aus, die übermittelten Inhalte zum Training ihrer Modelle zu verwenden.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags mit dir, da du die jeweilige KI-Funktion aktiv anforderst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Gespeicherter Postfachkontext
Wenn du einen KI-Kontext für ein Postfach speicherst, speichern wir deine Beschreibung sowie den von dir übernommenen Website-Text mit Quelladresse und Abrufdatum in unserer Datenbank. Diese Angaben sind deinem Nutzerkonto und genau diesem Postfach zugeordnet. Du kannst sie bearbeiten oder durch Leeren der Felder und Speichern entfernen. Beim Löschen des Postfachs wird dessen Kontext gelöscht.
Eine Website wird nur auf deinen Klick eingelesen. Die Vorschau wird erst nach deinem Speichern zum aktiven Postfachwissen. Bei einer ausdrücklich ausgelösten KI-Antwort wird der gespeicherte Kontext zusammen mit dem Antwortauftrag nach den oben beschriebenen Ersetzungsregeln an den gewählten KI-Anbieter übermittelt, sofern du ihn für diese Antwort nicht abschaltest. Es findet kein automatisches Lernen aus eingehenden Nachrichten statt.
Gespeicherte Antwortvorlagen
Wenn du eine eigene Antwortvorlage speicherst, speichern wir ihren Namen, Text, Kategorie, Sprache, Suchstichwörter und gegebenenfalls die Zuordnung zu einem deiner Postfächer in unserer Datenbank. Diese Vorlagen werden deinem Nutzerkonto zugeordnet und bleiben bis zu ihrer Löschung verfügbar. An ein Postfach gebundene Vorlagen werden mit diesem Postfach gelöscht. Zentrale Vorlagen sind für alle Nutzer bestimmt und werden durch Administratoren gepflegt.
Die Vorlagenverwaltung archiviert keine eingehenden E-Mails. Speichere dort nur wiederverwendbare Texte, die du bewusst als Vorlage aufbewahren möchtest. Die kostenlose Verwendung einer Vorlage löst keinen KI-Aufruf aus.
Wenn du Vorlagen mit KI erstellst, senden wir erst nach deiner ausdrücklichen Anforderung den eingegebenen Branchenkontext, die gewünschte Anzahl und Sprache an den ausgewählten KI-Anbieter. Eingehende E-Mails werden dafür nicht automatisch herangezogen. Das Ergebnis erscheint zunächst als Vorschau und wird erst durch dein anschließendes Speichern Teil deiner Bibliothek. Für die Anbieterübermittlung gelten die Hinweise zur Verarbeitung durch KI-Anbieter.
Vorlesen und MP3-Erstellung
Wenn du eine MP3 erstellst, übermitteln wir den vorzulesenden Text und die gewählte Stimme an OpenAI. Erkennt PixMail im Text direkte persönliche Angaben, wird die MP3-Erstellung vor der Übermittlung gestoppt, weil Platzhalter in fertigem Audio nicht zuverlässig durch die ursprünglichen Angaben ersetzt werden können. Auch hier kann die Erkennung Angaben im freien Text übersehen. Die angebotenen MP3-Stimmen werden von OpenAI erzeugt; die Übermittlung beginnt erst, wenn du die kostenpflichtige MP3-Erstellung ausdrücklich auslöst.
Text und Audiodatei speichern wir bei PixMail nicht dauerhaft. Für die vollständige Übertragung und Abrechnung wird die Audiodatei kurzzeitig im Arbeitsspeicher verarbeitet und danach an deinen Browser übermittelt. Eine heruntergeladene MP3 liegt auf deinem Gerät. Buchungsdaten enthalten Anbieter, Modell bzw. Stimme, Zeichenanzahl und Kosten, jedoch keinen vorgelesenen Text und keine Audiodatei.
Bei OpenAI können Text und Audio nach den API-Bedingungen insbesondere zur Missbrauchserkennung grundsätzlich bis zu 30 Tage aufbewahrt werden; gesetzliche Pflichten und Sicherheitsfälle können längere Fristen begründen. Die konkrete Verarbeitung richtet sich zusätzlich nach den geltenden Anbietervereinbarungen. Die Nutzung von OpenAI kann eine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR einschließen.
Die kostenlose Funktion „Im Browser vorlesen“ verwendet die Sprachausgabe deines Browsers bzw. Betriebssystems. Abhängig von der dort verfügbaren Stimme kann auch ein Dienst des jeweiligen Geräte- oder Browseranbieters beteiligt sein; PixMail erstellt dabei keine MP3 über seine API.
Diktieren
Wenn du eine Mail diktierst, nimmt dein Browser mit deiner Erlaubnis über das Mikrofon auf. Erst wenn du die Aufnahme beendest, übermitteln wir die Audiodatei zur Umwandlung in Text an OpenAI. Das geschieht nur, wenn du das Diktieren ausdrücklich startest, nie im Hintergrund. Eine Aufnahme kann deine Stimme und alles enthalten, was du sprichst. Wir ersetzen darin keine persönlichen Angaben durch Platzhalter; sprich daher keine Passwörter, Kontonummern oder besonders private Angaben ein.
PixMail speichert die Aufnahme und den erzeugten Text nicht. Die Audiodatei wird für die Übertragung und Abrechnung nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher unseres Servers verarbeitet und weder in die Datenbank noch auf Platte geschrieben noch protokolliert. Der Text erscheint in deinem Browser. Buchungsdaten enthalten Anbieter, Modell, abgerechnete Sekunden und Kosten, jedoch keine Audiodatei und keinen Text.
OpenAI, Inc. hat seinen Sitz in den USA; die Übermittlung ist daher eine Datenübertragung in ein Drittland. Es gelten die Hinweise zur Verarbeitung durch KI-Anbieter und zur Aufbewahrung bei OpenAI im Abschnitt zu Vorlesen und MP3-Erstellung. Wählst du anschließend „Als Mail formulieren“, geht der Text als gewöhnliche KI-Aktion an den dort beschriebenen KI-Anbieter.
Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags mit dir, da du die Funktion aktiv anforderst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Versand eigener Mitteilungen
Bestätigungsmails bei der Registrierung und E-Mails zum Zurücksetzen deines Passworts verschicken wir über unseren eigenen Mailserver — nicht über deinen hinterlegten SMTP-Zugang. Verarbeitet wird dabei deine bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Guthaben und Zahlung
Guthaben kaufst du über Stripe Checkout. Deine Zahlungsdaten gibst du bei Stripe ein, nicht bei PixMail. Wir erhalten keine vollständigen Kartendaten.
Für Stripe legt PixMail einen internen Auftrag mit Paket und Betrag an und übermittelt eine interne Auftragsreferenz an Stripe. Nach einer von Stripe signierten Zahlungsbestätigung gleichen wir Betrag und Auftrag ab und schreiben das Guthaben automatisch gut. Stripe verarbeitet die Zahlungsdaten nach seiner eigenen Datenschutzerklärung.
Reichweitenmessung
Um zu sehen, wie oft pixmail.app aufgerufen und benutzt wird, zählen wir Seitenaufrufe, verwendete Funktionen und ausgehende Linkklicks mit Matomo — einer Analyse-Software, die wir selbst auf einem eigenen Server in Deutschland betreiben (stats.pixagentur.com). Es gibt keinen Vertrag mit einem Analyse-Anbieter und keine Weitergabe an Dritte; die Daten verlassen unsere eigenen Server nicht.
Die Messung arbeitet ohne Cookies und ohne Kennungen, mit denen sich eine Person über Sitzungen hinweg wiedererkennen ließe. Deine IP-Adresse wird vor der Speicherung gekürzt, sodass sie keiner Person mehr zugeordnet werden kann. Weil dabei keine Informationen auf deinem Gerät gespeichert oder ausgelesen werden, ist dafür nach § 25 Abs. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich; Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Erfasst werden die aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit, ungefähre Herkunft aus der gekürzten IP-Adresse sowie technische Angaben zu Browser und Gerät. Verweisadressen werden nicht übertragen. Bei ausgehenden HTTP(S)-Links zählen wir nur die Ziel-Domain und den Bereich des Klicks; Unterdomains, Pfade, URL-Parameter, Text des Links und E-Mail-Links werden nicht erfasst.
Für den Bereich hinter der Anmeldung zählen wir getrennt davon grobe Ansichten wie „Posteingang“, „Nachricht“, „Schreiben“ oder „Einstellungen“ und fest benannte Funktionsaufrufe wie Archivieren, Aktualisieren oder Suchen. Bei KI-Werkzeugen erfassen wir die verwendete Funktion, Beginn, Erfolg oder Fehlschlag sowie die gewählte Stufe und – soweit zurückgemeldet und freigegeben – das verwendete Modell. Mailtexte, Betreffzeilen, Adressen, Ordnernamen, Nachrichten- und Kontokennungen, Suchbegriffe, Anhänge sowie KI-Eingaben und Ergebnisse werden nicht übertragen. Es werden keine Bildschirm- oder Sitzungsaufzeichnungen erstellt.
Du kannst der Messung jederzeit widersprechen. Der Schalter unten auf dieser Seite hinterlegt deinen Widerspruch in deinem Browser; die Wahl stoppt eine bereits laufende Messung sofort und verhindert bei weiteren Seitenaufrufen das Laden der Messbibliothek. Der Widerspruch gilt für dieses Gerät und diesen Browser.
Speicherdauer
Deine Sitzung bleibt technisch bis zu 30 Tage gültig und verlängert sich bei Nutzung gleitend; danach musst du dich erneut anmelden.
Kontodaten (E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Guthaben-Ledger) bewahren wir auf, solange dein Konto besteht. Nach einer Kündigung oder der automatischen Schließung eines nie bezahlten Testkontos löschen wir sie, sobald wir sie für die Abwicklung nicht mehr brauchen.
Zahlungsbelege (Rechnungsnummer, Betrag, Datum, Rechnungsadresse und Zahlungskennungen von Stripe) bewahren wir auch nach der Löschung deines Kontos so lange auf, wie das Handels- und Steuerrecht es verlangt, in der Regel zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Wir lösen sie dabei von deinem Konto und ordnen sie nur noch über den Kundencode zu. Alle übrigen Kontodaten löschen wir.
Deine Rechte als betroffene Person
Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@pixagentur.com.
Kontolöschung
Du kannst dein Konto jederzeit kündigen; wir löschen deine Kontodaten anschließend im Rahmen der oben genannten Fristen. Was in diesem Fall mit einem noch vorhandenen Guthaben geschieht, regeln unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel, https://www.datenschutzzentrum.de
Reichweitenmessung widersprechen
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